AUDITORIA EXTERNA

QUE ES UNA AUDITORIA EXTERNA

La auditoria eterna examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente obre los mismos, tiene por objeto averiguar la racionabilidad, integridad y autenticidad de los estado, expedientes y documentos y demás.

Una auditoria debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, en Colombia de acuerdo a la ley 43 de 1990 esta función esta solamente                                                                                                         reservada a los profesionales de la                                                                                                              contaduría publica.

TIPOS DE AUDITORIAS EXTERNAS.

Auditoria de segunda parte.

Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre.

Auditoria de tercera parte.

Las auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de una norma de Gestión Ambiental, como la ISO 14000.

PROCEDIMIENTO

• Documentos de solicitud, después de notificar a la organización, estos figuran en una lita de comprobación.
• Preparación de un plan de auditoria, el auditor consulta la información contenida en lo documento para especificar la forma en la que la auditoria e llevara a cabo.
• programar una reunión abierta, la alta gerencia y el personal administrativo clave serán invitados a una reunión abierta en la que se presentara el alcance de la auditoria por parte del auditor. 
• Redacción de un informe, el auditor debe preparar un informe en detalle los hallazgos y soluciones recomendadas..
• Configuración de una reunión de cierre, el auditor solicita una repuesta de la dirección que indica si esta de acuerdo o en desacuerdo con los hallazgos descritos, una descripción del plan de acción y una fecha de ejecución.

  NO CONFORMIDADES

MAYOR

• Pueden ser causadas por una falta de documentación del sistema de calidad o inconsistencia en la implementacion del mismo.
• causar daño a otras operaciones de la organización.
• Poner en riesgo la satisfacción de los clientes.

MENOR 

Son pequeñas discrepancias o lapsos en la documentación del sistema de calidad. No afectan directamente a la calidad del producto o servicio y fáciles de corregir.

• Registros aislados con la falta de firmas o autorizaciones.
• Documentación insuficiente de capacitación o experiencia.
• Acciones correctivas.

MODELOS DE GESTIÓN

MODELOS DE GESTIÓN

LOS MODELOS DEDUCTIVOS

• Van de lo general a lo particular 
• el liderazgo también es de arriba hacia abajo.
• Están enfocados hacia el interior de la empresa.
• Se caracterizan por un método de indagación de lo articular a lo general.
• Designan los recursos desde las oficinas centrales.
• La información se mueve de los niveles mas altos a los niveles bajos.

MODELOS INDUCTIVOS

• La administración de abajo hacia arriba.                              
• Los recursos son asignados de tal manera que promueven la interacción.
• Teoría por medio de experiencias.
• La observación de los hechos para su registro.
• La clasificación y el estudio de estos hechos.
• Parte del estudio permite llegar a una generalización.

MODELO TRADICIONAL DOFA                                            

La conocida matriz debilidades-oportunidades-fortalezas-amenazas o DOFA identifica tanto como factores externos como internos. se define como una herramienta de auditoria de l organización, para determinar tanto el impacto presente y futuro del entorno, como los problemas propios de la organización.

PROCEDIMIENTO

AUDITORIA EXTERNA

• Los miembros de la organización hacen una lista de las amenazas y oportunidades provenientes del entorno.
• De acuerdo con el sector económico al que pertenece la organización que se le asigna un peso relativo a cada fuerza, para calificar la organización
• El resultado de esta evaluación se     vierte en una matriz de evaluación                                                                                                  de factores externos.                                                                                                                                                                                  

AUDITORIA INTERNA

• Los participante generalmente efectúan un examen de las fortalezas y debilidades de la organización de la organización por áreas funcionales.  (Área financiera, humana, planeacion, etc).

• Habitualmente de acuerdo con el sector económico al que pertenece la organización se le asigna un peso relativo a cada factor interno, para calificarla con respecto a dicho factor. 
• El resultado de esta evaluación se vierte en una matriz de Evaluación de Factores Internos.

 EL MÉTODO DE  ANÁLISIS DE PROBLEMAS O MÉTODO MAP.

No se limita a la descripción se basa en  los principios de la planeacion, estratégica situacional que puede ser sintetizado.

PASOS GENERALES

1. Selección de los problemas y definición del actor que declara el problema.
2. Precisión del problema (descripción).
3. Explicación del problema.
4. Diseño de la situación objetivo.
5. Selección de las causas criticas.
6. Selección y diseño de planes de acción. 
7. Definición de responsables.
8. presupuesto.
9. Análisis estratégico de la viabilidad.
10. Análisis de vulnerabilidad.
11. Petición y rendición de cuentas.

MODELOS INTERMEDIOS                    

• Es un modelo intermedio entre el deductivo y el inductivo.
• Concebido como un sistema integrado de Gestión. 
• Su objetivo principal es motivar a todos los directivos y empleados, para que pongan en practica y con éxito la estrategia de la organización.

INDICADORES DE GESTIÓN

                                                                                                              INDICADORES DE GESTIÓN dato que refleja cuales fueron las consecuencias en el futuro de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. la idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro.

REQUISITOS DE LOS INDICADORES:  Explícitos Contrastable, Periódicos.Complementarios.Relevantes.

UTILIDAD DE LOS INDICADORES

• Obtener información significativa sobre los aspectos críticos claves de la organización, mediante la relación de dos datos o mas.
• Expresar gráficamente el análisis de la evolución de los resultados. 
• La observación especifica de una o dos áreas funcionales. 
• Medir una dimensión particular de la acción administrativa.
• El análisis de las cualidades básicos de los criterios de evaluación.
• Formular hipótesis sobre los resultados de las acciones para mejorar el desempeño.

 CLASES DE INDICADORES                                         

INDICADORES DE EFICIENCIA 

Eficiencia es un concepto relativo, que exige que sea evaluado en relación con alguien o algo. mide el uso adecuado de recursos para poder obtener un recurso o servicio. 

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS                                           

• Están relacionados con aspectos internos de la organización.
• Están dados por el numero de unidades producidas por unidad de recurso utilizado, con respecto al numero esperado de unidades producidas por unidad de recurso.

• Es dada como una medida del manejo de los recursos presentes en el proceso tales como: materiales humanos, tecnológicos, económicos y logísticos.
• En resumen, la eficiencia esta dada por las unidades esperadas por el nivel de insumo, multiplicado por cien. Estas unidades esperadas son con  respecto a algún nivel  de referencia.

INDICADORES DE EFICACIA 

 Es el logro de los resultados propuestos. Desde la óptica del proceso debe entenderse, que todo proceso es una cadena, que siempre tiene proveedores y clientes, y este ultimo es el que determina el logro de los resultados. la eficacia mide también la capacidad de innovación.  

SON ATRIBUTOS DEL PRODUCTO ENTRE OTROS 

                                                                                                                        

            

INDUCTORES DE LA ACTUACIÓN

No podría establecerse un numero ideal de indicadores puesto que esto también depende del tipo de organización y de su entorno.

el sentido común indica que hay que tener los indicadores necesarios y suficientes para evaluar si la estrategia de la organización, lleva al cumplimiento de los objetivos y metas en todas sus áreas.

ANALISIS Y DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS: metodología de estudio de la situación de una empresa o proyecto, analizando sus características internas y situación interna.

EL PROCESO DE DIAGNOSTICO: Proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros                       y aprovechar las segundas.

EL PROCESO DE DIAGNOSTICO: proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

PLANEACION ESTRATÉGICA: es el proceso de determinar como una organización puede hacer el mejor uso posible de sus recursos (fuerza de trabajo, capital, clientes, et.) en el futuro.

FORTALEZAS DE LA ORGANIZACIÓN: son todos aquellos elementos positivos que me diferencian de la competencia.

OPORTUNIDADES DEL ENTORNO; son situaciones positivas que se generan en el medio y que están disponibles para todas las empresas, que se convertirán en oportunidades de mercado para la empresa cuando esta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas.

AMENAZAS DEL AMBIENTE: son situaciones o hechos externos a la empresa y pueden llegar a ser negativos para la misma.

DEBILIDADES INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN: son los problemas presentes que una vez identificado y desarrollando una adecuada estrategia pueden y deben limitarse.

INTERIORIZACION DE LA INFORMACIÓN: proceso de adoptar para si, ya sea inconsciente o convenientemente, mediante aprendizaje y vida social, las actitudes, creencias, valores, y normas de otra persona o la sociedad.

PROBLEMA HABILIDADES ANALÍTICAS: es la misma que e constituye una herramienta para la construcción de un lenguaje analítico propio de las teorías en cualquier campo disciplinar.

CRITICAS:  identifica la opinión, examen o juicio que se formula en relación a una situación, servicio, propuesta, etc.

PERSPECTIVAS: permiten orientar lo recursos de la empresa en función del cumplimiento y logro de los objetivos.

DIAGNÓSTICOS: conocer la actual situación de una empresa y cuales están siendo sus principales obstáculos que le impiden seguir creciendo.

ANÁLISIS DEL MICRO ENTORNO Y MACRO ENTORNO: el macro entorno tiene en cuenta factores demográficos, económicos, tecnológicos, políticos, legales y socioculturales y esta orientado al estudio de los clientes, usuarios potenciales, la competencia, los intercambios y los proveedores.

DIAGNOSTICO INTEGRALMENTE: son conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las que se puede aplicar.

QUE ES UN INFORME: archivo electrónico, por medio del cual las empresas proporcionan información contable, económica, y jurídica, estructurada y validada.

INTERNO: se realiza para fines administrativos y el administrador esta en contacto intimo como la empresa, tiene acceso a los libros de contabilidad y en general todas las fuentes de información del negocio están a su disposición.                                                            

EXTERNO: es llevado a cabo fuera de la empresa, bien sea por un analista de crédito, asesores de inversión o cualquier otra persona interesada.

POSICIÓN CRITICA: es un proceso que se propone analizar, entender y evaluar la manera en la que se organizan lo conocimientos que pretender interpretar y representar el mundo.

NEUTRAL: que no se inclina a favor de ninguna de las partes enfrentadas en una lucha o competición.

HOLISTICA: busca integrar grupos de trabajo.

SINERGICO: eje: una pequeña empresa, habrá mas eficiencia si cada departamento se relaciona con un departamento de finanzas, que si cada departamento tiene su propio departamento de finanzas                         

VALOR ORIENTADO AL CLIENTE: la relación entre los beneficios que el cliente percibe (económicos, funcionales y psicológicos) y los recursos (monetarios, de tiempo, de esfuerzo y psicológicos) que se utilizan para lograr ese beneficio.

  

PROCESO DE DIAGNOSTICO

CONCEPTO:

Proceso comparativo entre dos situaciones: la presente a la cual llega mediante indagación, y la otra ya definida y supuesta mente conocida que nos sirve de modelo. El diagnostico es un medio, no un fin para potenciar los recursos y la capacidad estratégica de la organización.
El diagnostico es un componente de la dirección y la planeacion estratégica que sirve para la toma de decisiones e involucra la productividad, competitividad, supervivencia, y crecimiento de cualquier organización.



PRINCIPIOS RECTORES 

• Toda practica sin teoría es una barbarie; por lo que se profundiza en las bases teóricas y conceptuales.
• Todo exceso de información es desinformación.
• Evaluar y monitorear en contexto.
• Conocer es realizar diferenciaciones en lenguaje.
• Todo diagnostico es situacional, lo que implica reconocer que en el proceso influyen las circunstancias históricas, políticas, económicas, sociales y personales de quienes participan en el proceso.

  FUENTES
El modelo contra el cual comparamos la situación actual, es la que algunos autores llaman el “marco teórico” del diagnóstico. Éste puede derivarse de por lo menos cinco fuentes:

• Las teorías o modelos de todos los procesos.
• El plan estratégico, comparar lo planeado contra lo ejecutado.
• Las agremiaciones de cada sector y las entidades reguladoras de vigilancia y control.
• Estudios de Benmarketing, atos comparativos.
• comportamientos estratégicos.

PROCESO DIAGNOSTICO
Los cambios fundamentales del proceso diagnóstico se centran en:

• Análisis del entorno  y su impacto en la organización.
• El análisis del direccionamiento estratégico.
• La evaluación de la cadena de valor. 
• Activos intangibles.
• La importancia dada a la investigación de las necesidades y expectativas de los clientes.
• Gestión humana  y el trabajo en equipo.
• El impacto de los sistemas de información y la tecnología.                                                                    

Las organizaciones en el diario vivir deben de incluir nuevas categorías, como por ejemplo realizar análisis por funciones cruzadas, cadena productiva y cadena de valor son categorías relativamente nuevas para explorar la organización de acuerdo con las necesidades y complejidad actual.

Se propone el proceso de diagnostico en seis pasos generales como lo muestra la gráfica.